Politique de confidentialité

Responsable de traitement de données personnelles

La présente Politique de confidentialité décrit les types de traitements de données à caractère personnel effectués par la société Cleaq SAS, dont le siège social est situé au 49, rue de Ponthieu 75008 Paris et enregistrée au Registre du Commerce de Paris sous le n°799 370 317 (ci-après, « Cleaq » ou « nous »), lorsque vous interagissez avec nous ou utilisez les sites web, applications et services proposés par Cleaq (collectivement appelés les « Services »).

Cleaq attache une grande importance à votre vie privée ainsi que vos donné es et prend ainsi toutes les mesures pour garantir au mieux leur protection.

A ce titre, la Politique de confidentialité explique de quelle façon Cleaq collecte, traite et protège vos données personnelles, conformément aux lois relatives à la protection des données en vigueur dans les pays dans lesquels nous exerçons notre activité et notamment le Règlement Général européen sur la Protection des Données (Règlement 2016/679, appelé « RGPD ») ainsi que la loi nᵒ 78-17du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés » (ensemble, appelé « Dispositions Relatives à la Protection des Données Personnelles »).

Dans le cadre de la fourniture des Services, Cleaq est responsable du traitement de vos données personnelles au sens des Dispositions Relatives à la Protection des Données Personnelles.

Cleaq peut être amené à transmettre vos données personnelles à des tiers partenaires dans le cadre des Services, notamment les fournisseurs de solutions techniques permettant à Cleaq de fournir les Services. Cleaq reste responsable de traitement de vos données personnelles au sens des Dispositions Relatives à la Protection des Données. Des garanties sont prises afin de préserver vos droits à cet effet et toutes les informations relatives à ces transferts sont disponibles à la rubrique 4 "A qui sommes-nous susceptibles de divulguer vos données personnelles ? ».

Par ailleurs, Cleaq est amenée à agir en tant que sous-traitant au sens du RGPD. En application de l’article 28 du RGPD, Cleaq s’assure d’avoir conclu des contrats de sous-traitance avec les responsables de traitement, lesquels décrivent les obligations des parties quant aux traitements des données personnelles concernées (notamment les finalités de traitement). Ces traitements ne sont effectués que sur instructions documentées du responsable de traitement, conformément aux finalités et conditions prévues par le contrat de sous-traitance.

Quelles données personnelles collectons-nous, de quelle façon et pour quelles raisons ?

Il existe plusieurs cas de figure de collecte de vos données personnelles. Les données personnelles sont celles que vous nous fournissez directement, celles que nous collectons indirectement et également celles que des tiers peuvent nous fournir lorsque vous utilisez les Services.

· Les données traitées dans le cadre de votre relation commerciale avec Cleaq

Nous traitons les informations que nous collectons directement auprès de vous, en tant que client de Cleaq, lorsque vous souscrivez pour la première fois aux offres de Cleaq, lorsque vous créez un compte ou passez une commande, notamment votre prénom, votre nom, votre adresse postale pour la livraison, votre adresse de facturation si différente, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, ainsi que vos coordonnées de paiement telles que les informations bancaires (carte bancaire ou coordonnées SEPA).

Lorsque vous configurez et activez des appareils, nous sommes susceptibles de collecter des informations relatives à ces appareils : adresse Mac ; adresse IP ; numéro de série de l’appareil; modèle d’appareil ; version de l’appareil ; informations sur le pays (via l’adresse IP) ; emplacement de l’appareil (via IP) ; date de l’enregistrement de l’appareil ; état (en ligne/hors ligne) de l’appareil ; informations sur la configuration de l’appareil

Dans le cadre de votre souscription aux Services et de votre utilisation des Services, et plus généralement pour les besoins de la gestion de notre relation commerciale (que vous soyez client, partenaire commercial ou fournisseur), nous sommes susceptibles d’utiliser vos données personnelles pour les sous-finalités suivantes :

· La fourniture des Services auxquels vous avez souscrit ;

· La gestion de votre compte client, de la facturation et de vos accès au dashboard ;

· L’enregistrement des appareils ;

· Le traitement des éventuelles réclamations que vous auriez concernant les Services ;

· Plus généralement, nous traitons vos données personnelles afin de gérer notre relation avec vous.

Ces traitements de données personnelles sont justifiés par l’existence du contrat conclu entre vous et Cleaq, ainsi que le respect de certaines de nos obligations légales et règlementaires au regard de l’activité de Cleaq.

· Les données collectées via les formulaires

Lorsque vous essayez de nous contacter via la rubrique« Contactez-nous », nous sommes susceptibles de collecter votre nom, adresse email, numéro de téléphone, ainsi que toutes les données personnelles que vous serez susceptibles de renseigner dans le message que vous nous adressez.

Lorsque nous collectons des données personnelles par le biais de formulaires, soit pour l’achat de services, soit pour toute demande de renseignement, nous indiquons les champs obligatoires. Si les champs indiquent qu’une information est optionnelle, vous n’êtes pas obligé de fournir cette information pour pouvoir bénéficier de nos services. Si vous ne renseignez pas tous les autres champs obligatoires, ceux par exemple marqués d’un astérisque, cela peut vous empêcher d’accéder à nos produits ou nos services. Nous vous prions de vous assurer que les données personnelles que vous transmettez sont exactes et précises.

Par ailleurs, nous sommes susceptibles de collecter des données personnelles lorsque vous vous inscrivez à la newsletter, indépendamment de la passation d’une commande de Services. Dans le cadre de la communication autour des produits et de l’activité de Cleaq, les données que nous avons collectées directement de vous sont nécessaires pour vous tenir informé(e) de nos derniers produits, campagnes et autres événements susceptibles de vous intéresser et ce, en vous adressant des communications Cleaq (par courrier électronique, par courrier postal ou sur votre téléphone : appels, chat, SMS etMMS et par des plateformes médias tierces) si vous y avez coché la case "Je souhaite recevoir des nouvelles et des offres exclusives" lorsque vous vous êtes inscrit à la newsletter par le biais du formulaire.

Ce traitement de données est fondé sur votre consentement qui peut être retiré à tout moment.

Par ailleurs, Cleaq est également amenée à communiquer auprès de ses clients existants professionnels autour de ses produits, services et de son activité, en adressant des communications par courrier électronique.

Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Cleaq à communiquer auprès de vous en tant que client de Cleaq. Vous avez la possibilité de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles.

· Les données de navigation sur les sites web de Cleaq (cookies)

D’autres informations vous concernant sont collectées indirectement lorsque vous utilisez les Services fournis par Cleaq le biais de traceurs . Elles sont collectées directement par nous ou sont obtenues grâce à nos prestataires techniques tels que notre hébergeur ou des prestataires techniques tiers. Il s’agit de sources qui ne sont pas accessibles au public.

Ces informations sont nécessaires, sur le plan technique, au bon fonctionnement des Services pour améliorer votre expérience de navigation ou pour permettre à Cleaq d'effectuer des analyses qui nous permettront de mieux vous servir en personnalisant ou améliorant les services en ligne que nous vous proposons.

· Les informations techniques, comme l'adresse IP du terminal utilisé pour naviguer sur les sites web, les renseignements de l’appareil que vous utilisez et du navigateur que vous utilisez, votre connexion au réseau ;

· Les informations concernant votre profil en ligne et les données relatives à l'utilisation des Services notamment le moment et la manière à laquelle vous vous connectez à votre compte ou à l’interface de notre prestataire.

Pour plus d’informations sur les Cookies, veuillez consulter notre Politique Cookies.

· Si vous êtes utilisateur des Services de Cleaq souscrits par votre entreprise

En tant que fournisseur de prestations informatiques, Cleaq est amenée à traiter des données personnelles sur instructions de ses clients en tant que sous-traitant. Les contrats conclus par Cleaq avec ses clients décrit les obligations de chacune des parties, conformément au RGPD. Cleaq ne traite les données personnelles dans le cadre de votre utilisation des Services que conformément au contrat conclu avec le responsable de traitement, ses instructions documentées et les finalités prévues au contrat.

· Lorsque vous travaillez pour Cleaq

Lorsque vous travaillez pour Cleaq, quel que soit votre statut, Cleaq est amenée à traiter vos données pour les besoins de la gestion du personnel et de la paie, du recrutement, de la formation, exécution et résiliation de votre contrat, ou pour le respect d’obligations légales ou réglementaires, notamment votre nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, vos coordonnées bancaires (pour verser votre salaire), votre taux d’imposition (pour les besoins du paiement de l’impôt à la source), copie de vos diplômes.

Les traitements effectués pour les besoins de la gestion du personnel sont mis en œuvre par Cleaq pour les finalités suivantes : recrutement, gestion administrative du personnel, gestion de la paie, mise à disposition d’outils informatiques, organisation du travail, formation. Ces traitements sont fondés sur l’exécution du contrat conclu entre vous et Cleaq, le respect d’une obligation légale incombant à Cleaq ou l’intérêt légitime de Cleaq.

À qui sommes-nous susceptibles de divulguer vos données personnelles

4.1 Au sein de Cleaq

Vos données personnelles ne seront accessibles qu’aux personnes, en nombre limité, qui auront besoin d'en avoir connaissance dans le cadre de leurs activités : seuls les salariés de Cleaq qui travaillent au sein des équipes ayant besoin de détenir vos informations (par exemple, l’équipe commerciale et l’équipe technique) auront accès à vos données personnelles.

4.2 Vers des tiers

Vos données personnelles peuvent être communiquées à nos prestataires de services ou fournisseurs qui nous aident à faire fonctionner notre Site, à mener nos activités, à vous fournir des services ou à protéger la sécurité et l'intégrité de nos activités (y compris les fournisseurs d'hébergement, de gestion applicative à distance, les prestataires de services de paiement, les partenaires marketing et publicitaires etc). Ces prestataires doivent être considérés comme sous-traitants de Cleaq. Si à l’occasion de ce traitement, ce tiers traitait vos données personnelles pour son propre compte, il serait alors responsable de traitement et sa propre politique de confidentialité s’appliquerait aux traitements de vos données personnelles. Lorsque c’est le cas, ce prestataire vous communiquera sa politique de confidentialité avant tout traitement.

En tout état de cause, Cleaq fournit ses meilleurs efforts pour mettre en place toutes précautions utiles afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données personnelles traitées et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou que des tiers non autorisés y aient accès. Des mesures de sécurité technique et organisationnelle conformes à l’état de l’art ont à cet égard été instaurées et des accords de sous-traitance appropriés seront conclus.

Par ailleurs, Cleaq pourra transmettre vos données personnelles à un tiers en cas de sommation par une autorité judiciaire ou toute autre autorité administrative de lui communiquer de telles informations, conformément aux lois et réglementations en vigueur.

Nous pourrons également être amenés à transférer des données personnelles à une autre entité juridique en cas de collaboration, de joint-venture, de restructuration, de changement de statut juridique ou de tout autre événement similaire, dans des conditions de nature à apporter des garanties appropriées et à assurer un niveau de sécurité suffisant. En cas de fusion ou de vente, vos données personnelles seront transférées de façon définitive à notre successeur.

Transfert de vos données en dehors de l'espace économique Européen

Par ailleurs, lorsque vos données personnelles sont transmises à un tiers situé dans un pays situé à l’extérieur de l'Espace économique européen, Cleaq s'assurera que vos données personnelles sont protégées de la même manière que si elles étaient traitées au sein de l'EEE. Certaines mesures de protection seront donc mises en place dans un tel cas. Cleaq veille à ce qu'un degré de protection similaire soit accordé à vos données personnelles en s'assurant qu'au moins une des mesures de protection suivantes est mise en œuvre :

(a) Vos données personnelles sont transférées vers des pays qui ont été jugés par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat des données personnelles ; ou

(b) Cleaq a conclu avec ses tiers des Clauses contractuelles types approuvées par l'UE.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les pays vers lesquels vos données personnelles sont transférées et sur le mécanisme spécifique utilisé par Cleaq lors du transfert de vos données personnelles en dehors de l'EEE, vous êtes invité à contacter Cleaq aux coordonnées disponibles dans la rubrique 9 «Comment contacter Cleaq pour toute question concernant la protection des données?».

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles.

Les données personnelles que nous avons collectées auprès de vous sont conservées pour une durée de 3 ans à compter de votre dernier contact actif auprès de nous, c’est-à-dire à partir de votre dernière demande de renseignement, ou du dernier clic sur un lien hypertexte contenu dans nos emails.

Les données personnelles que nous avons collectées indirectement à des fins d’analyse de la fréquentation de notre Site, ou d’élaboration de statistiques agrégées et de mesures d’audience ou encore de publicité ciblée sont conservées pour une durée maximale de 13 mois. Pour plus de détails sur la durée de conservation des Cookies, veuillez consulter notre Politique Cookies.

Cleaq respecte les durées de conservation imposées par les lois et réglementations en vigueur. Si vos données ne sont plus nécessaires pour assurer les finalités mentionnées ci-dessus, vos données personnelles seront immédiatement supprimées ou archivées sous une forme anonymisée ou pseudonymisée conformément à la réglementation en vigueur.

Les données personnelles que nous conservons à des fins de prospection commerciale ne sont conservées que pour une période 3ans à compter du dernier contrat de vente conclu avec Cleaq.

Sécurité des données personnelles

Nous veillons au respect de mesures de sécurité techniques et organisationnelles conçues pour protéger vos données personnelles contre tout accès, divulgation, altération ou destruction non autorisés. Malheureusement, aucun système de transfert et de stockage de données n’est infaillible et exempt de défaut, et nous ne pouvons garantir la sécurité des informations que nous recueillons que dans la limite de l’état de l’art.

Quels sont vos droits ?

· Un droit d'accès et d'information : vous avez le droit d'être informé(e)de façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible de la façon dont vos données personnelles sont traitées. Vous avez également le droit d'obtenir (i) la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées ou non, et, le cas échéant, (ii) d'accéder auxdites données personnelles et d'en obtenir une copie.

· Un droit de rectification : vous avez le droit d'obtenir que vos données personnelles inexactes soient rectifiées. Vous avez également le droit de demander à ce que vos données personnelles incomplètes soient complétées.

· Un droit à l'effacement : vous avez le droit d'obtenir l’effacement de vos données personnelles. Toutefois, il ne s'agit pas d'un droit absolu et Cleaq pourra conserver ces données dans la mesure autorisée par la loi, et notamment lorsque leur traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle Cleaq est soumise ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

· Un droit à la limitation du traitement : vous avez le droit d'obtenir une limitation du traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances (par exemple lorsque Cleaq n’a plus besoin des données aux fins du traitement, mais que celles-ci restent nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice).

· Un droit à la portabilité des données: vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à Cleaq sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par une machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement sans que Cleaq y fasse obstacle. Ces droits ne s'appliquent que si le traitement de vos données personnelles repose sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et que ce traitement s'effectue à l’aide de procédés automatisés.

· Un droit d'opposition au traitement :vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime de Cleaq. Cleaq pourra cependant invoquer des motifs impérieux et légitimes nécessitant la poursuite du traitement. Vous avez également le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale.

· Un droit à fournir vos directives :vous avez le droit de nous faire connaitre vos directives quant au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer les droits susmentionnés, nous vous prions de nous contacter en utilisant les canaux indiqués ci-dessous et de nous communiquer les informations suivantes :

- Prénom ;

- Nom ;

- Adresse e-mail ;

- Toute autre information nécessaire pour confirmer votre identité et nous permettre de traiter votre demande. Nous pouvons être amenés à vous demander de nous fournir une copie d’une pièce d’identité si nous avons des doutes raisonnables sur votre identité sur la base des informations que vous nous avez transmises.

Vous avez également le droit de vous désinscrire de notre« Newsletter » à tout moment :

· en cliquant simplement sur le lien « Se désinscrire » en bas de chaque Newsletter;

· en envoyant un email à notre référent en données personnelles disponible à l’adresse suivante […].

Vous avez le droit d’adresser une réclamation à l’autorité de contrôle compétente en cas de violation des Dispositions Relatives à la Protection des Données. En France, vous pourrez adresser votre réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) :

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 Paris CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22